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マイナンバー方針

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はじめに

社会保障・税番号制度(以下「番号制度」という。)は、社会保障分野、税分野及び災害対策分野における行政事務の効率化を図り、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現するための社会基盤の整備を図ること等を目的として導入されました。具体的には平成27年10月より全国民あてに個人番号が、また法人あてに法人番号が通知され、平成28年1月からは雇用保険関係手続等を皮切りに順次運用が開始されます。

番号法では、個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)の利用範囲が限定され、個人番号を取り扱うすべての事業者に対して安全管理措置を義務づける等、厳格な措置が定められております。

政府としては、この厳格な措置の適正な取り扱いを確保するため、第三者機関として内閣府外局に特定個人情報保護委員会を設立しました。また、当該委員会からは、事業者が行うべき安全管理措置等の指針として「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」等が示されたところです。

このような背景のもと、私たち社会保険労務士は、各顧問先の労働社会保険諸法令に関する手続きを適正に行うことは当然のことながら、当該手続において使用する特定個人情報について適正な安全管理措置が講じられていることを、各顧問先に説明する必要が生じて参ります。

つきましては、KOYAMA社会保険労務士法人のマイナンバーの取り扱いについて、本資料において以下の通り定めることとしましたので、ご報告致します。

代表 社会保険労務士 小山 裕司

マイナンバーの保有管理方法

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「社労夢House Edition」内には、マイナンバーを保有せず、別途セキュアな環境のデータベースを準備させて頂き、個人番号利用時に自動反映させます。

システムの特徴

  • マイナンバーの「管理状況」/「利用履歴」/「登録・照合」機能のみを提供します(マイナンバーの参照は行えません)。
  • アプリケーション参照用APIを通じてアクセスを含め、「日付別」、「従業員別」、「操作者別」、「提出先別」の利用履歴のレポートが行えます。
  • 「登録・照合」は一方通行です。照合する際には画面から入力したマイナンバーが登録済みのマインナンバーと一致するかどうかの確認のみが行えます。
  • 保管されるマイナンバーは事業所毎に「暗号化」して保管します。
  • 万一、ハッキング被害にあいデータが盗難されても、強固な暗号化により個人に被害が及ぶことが抑止されます。

個人情報収集から各種手続きの流れ

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①収集・回収

KOYAMA社会保険労務士法人では基本的に、収集・回収の実施は致しません。
収集システム/回収代行業者のご紹介は可能です。お問い合わせください。

②連携方法

以下例に示す、セキュアな環境により連携を実施します。

  • クラウドシステムである「ネットde顧問」を利用しセキュアな環境で取り扱います。
  • メールにファイルを添付する場合には、相互に暗号化し送受信をお願い致します。
  • 郵送にて送付する際には、簡易書留にて送付頂きます。
  • 直接受け渡しする際には、個人番号欄に目かくしシールを貼付します。

③届出方法

履歴管理、到着確認を実施します。

④保管方法

物理的安全管理措置(履歴管理及び施錠管理)を実施します。

⑤返却方法

以下例に示す、セキュアな環境により連携を実施します。

  • クラウドシステムである「ネットde顧問」を利用しセキュアな環境で返却致します。
  • データは使用済み後、すみやかに消去します。
  • 郵送の場合、簡易書留にて送付致します。
  • 直接受け渡しする際には、個人番号欄に目かくしシールを貼付します。
  • 紙のデータに関しては、シュレッダーによる廃棄または業者による焼却・溶解を実施します。

規定整備及び教育を実施します

運用規定の整備

  • 運用規定の整備
    取扱責任者及び取扱者を「特定個人情報取扱規程」に定め、取扱いに関して厳格に対応致します。
    セキュリティに関しても、同規程で担保させて頂きます。
  • 運用詳細ルールの整備
    業務担当者が、行政機関届出用に帳票出力した後の届出書類の管理に関しても、同規程で厳格に対応致します。

従業員教育の徹底

  • 特定個人情報に関する知識習得
  • 取扱いに関するリスク及び安全管理措置の教育
  • 管理規定及び運用詳細ルールの説明と教育

上記を定期的に実施し、個人番号関係事務実施者としての意識付けを強化致します。

最後に、番号法については、政府関係者からの「社会インフラの一つになる重要なものである」との話にもあるように、電気や水道といった、現在の私たちの生活に欠かせないものになると考えられます。
KOYAMA社会保険労務士法人では、マイナンバーという重要な特定個人情報を扱っているという自覚のもと、適切な管理体制と運用制度を構築し、顧問先各社のリスクを最小限に抑えられるよう最大限努力して参ります。

お気軽にお問い合わせください TEL 022-341-5220 受付時間 9:00 - 18:00 [ 土・日・祝日除く ]

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